¿Cuáles son los mejores sistemas de fichaje para empresas? Descubre qué tipos existen y cómo elegir el más adecuado para tu negocio
Por Óscar Rama · 8 de abril de 2026
Fichar en el trabajo es obligatorio en España desde el año 2019. La actualización de la normativa de control horario propuesta por el Ministerio de Trabajo establece que el sistema de fichaje utilizado por las empresas deberá ser digital.
De esta forma, se elimina la opción de registrar la jornada laboral de los empleados en papel. Las empresas deben elegir un sistema de fichaje que cumpla con los requisitos de la normativa y se ajuste a la operativa de la compañía.
En este artículo descubrirás cuáles son los diferentes tipos de sistemas de fichaje, cómo elegir el más adecuado según las características de tu negocio y cómo implementarlo de manera correcta.
Tipos de sistemas de fichaje para empleados
Estos son los sistemas de fichaje recomendados para cumplir con el registro horario digital obligatorio.
Dispositivos físicos
El sistema tradicional, con máquinas de fichar situadas a la entrada del centro de trabajo en las que los operarios registran sus entradas y salidas pasando una tarjeta.
Software de fichaje digital
Hay diferentes soluciones de fichaje digital para las empresas:
▪️Aplicaciones para fichar con el móvil (pueden incluir geolocalización en caso necesario).
▪️Software de control horario en la nube.
▪️Programas de gestión de Recursos Humanos con fichaje digital.
Estas soluciones se pueden ajustar a las necesidades de pequeñas empresas, autónomos con empleados o grandes corporaciones.
Sistemas híbridos
Los sistemas de fichaje híbridos utilizan terminales físicos conectados a un software de control horario que registra y almacena los datos.
Es el caso de “Time Terminal”, de Sygna, que permite fichar con el móvil a los empleados a través de códigos QR.
Sistemas de fichaje por biometría
El registro de horas trabajadas se realiza mediante identificación por huella digital o reconocimiento facial. Es un sistema de fichaje eficaz, pero su uso no está recomendado por la Agencia Española de Protección de Datos.
Los mejores sistemas de fichaje para cumplir con el control horario digital obligatorio en 2026
El siguiente ranking de sistemas de fichaje para empleados te ofrece una comparativa de las mejores soluciones del mercado con información actualizada sobre tipología, características, precios y entornos de uso ideales.
Mejores sistemas de fichaje digital
Sygna
Sygna es una solución de fichaje digital española diseñada para facilitar el cumplimiento de la nueva normativa de registro horario con facilidad y desde cualquier dispositivo.
▪️Sygna registra horas de entrada, inicios y fin de descansos, inicio y fin de horas de comida y hora de salida.
▪️Además, integra otras funcionalidades como gestión de ausencias y vacaciones, horas médicas, calendarios y control de turnos por departamentos o gestión de nóminas.
▪️El precio del programa de gestión de Recursos Humanos con fichaje digital de Sygna parte de 14,90 euros al mes.
Ofrece una prueba gratuita de 15 días con acceso ilimitado a toda la suite de gestión empresarial, incluyendo Recursos Humanos, facturación, contabilidad y tesorería.
Deputy
Deputy es un software de fichaje y control horario con una gran comunidad de usuarios activos en todo el mundo. Entre sus funcionalidades destacan el fichaje desde múltiples dispositivos, la gestión de horarios y cuadrantes, el control de asistencia en tiempo real y la posibilidad de asignar turnos de forma dinámica.
Aunque está considerado como uno de los mejores software para fichaje de empleados, está diseñado principalmente para mercados internacionales, por lo que no está garantizada su compatibilidad con los requisitos de la nueva normativa española de control horario digital obligatoria.
En cuanto al precio, Deputy utiliza un modelo de suscripción por usuario. El coste base suele partir aproximadamente desde 4,50 a 6 dólares por empleado al mes, dependiendo de si se contratan solo funciones básicas de fichaje o una solución más completa que combine turnos y control horario.
QuickBooks Time (TSheets)
QuickBooks Time, anteriormente conocido como TSheets, es un software de fichaje digital que permite a los empleados registrar su jornada desde el móvil o el ordenador, incluyendo funcionalidades de geolocalización.
Entre sus funcionalidades destacan el registro de entradas y salidas en tiempo real, el seguimiento de horas trabajadas por empleado o proyecto y la integración con herramientas de gestión y nómina.
En cuanto al precio, QuickBooks Time utiliza un modelo de suscripción basado en una cuota fija mensual + coste por usuario. Los planes principales parten de una base aproximada de 20 a 40 dólares al mes, a la que hay que sumar entre 8 y 10 dólares por usuario al mes, dependiendo del nivel de funcionalidades contratado.
Mejores sistemas de fichaje híbridos (Terminal + software)
Time Terminal
Time terminal es la solución de fichaje digital de Sygna. Funciona con un moderno y atractivo dispositivo físico tipo tablet.
🔹Los empleados pueden fichar con tarjetas o con sus móviles utilizando códigos QR o PIN. Los datos se actualizan en tiempo real y se almacenan en el software de control horario para seguimiento, informes y auditorías.
🔹Time Terminal envía alertas inmediatas en casos de retrasos, ausencias inesperadas o fichajes fuera de horario. De esta forma resulta más sencillo actuar ante cualquier imprevisto para que no afecte a la operativa de la empresa.
🔹En caso de inspección o requerimientos de la Administración, Sygna facilita el acceso a los datos en tiempo real, lo que garantiza protección ante posibles multas o sanciones.
El precio de Time Terminal es de 50 euros por el primer dispositivo. Los dispositivos adicionales cuestan 30 euros. La tarifa por empleado es de 5 euros mensuales.
Máquina para fichar NGTeco
El NGTeco Reloj de Fichar Cloud es un dispositivo físico de control horario diseñado para registrar la jornada laboral directamente desde un terminal instalado en la empresa.
Entre sus funcionalidades destacan el fichaje mediante huella dactilar, reconocimiento facial, tarjeta o PIN. Algunos modelos incluyen funciones como gestión de turnos, cálculo automático de horas y almacenamiento en la nube.
El precio de esta máquina de fichar en Amazon está en torno a los 400 euros.
Reloj para fichaje de empleados Guopin
El sistema de fichaje de Guopin tiene la apariencia de un teléfono móvil que se puede colocar en diferentes puntos del centro de trabajo para facilitar el registro horario de las personas trabajadoras.
Permite configurar elementos adicionales como gestión de turnos, división por departamentos o reglas de asistencia personalizadas.
El precio de este reloj para fichaje ronda los 1.000 euros en Amazon.
Mejores apps para fichar en el trabajo
Fichar online en el trabajo con el móvil es uno de los sistemas más cómodos para registrar la jornada laboral de las personas trabajadoras.
Sygna para Android e IOS
La App para fichar de Sygna facilita un registro horario digital completo desde el móvil. Recoge entrada, salida e inicio y final de descansos y pausas para la comida.
🔹Incluye geolocalización por GPS, una funcionalidad muy útil para equipos que trabajan en remoto, transportistas o comerciales.
🔹La aplicación para fichaje digital de Sygna está disponible para su descarga en Google Play (Android) y la App Store de Apple (IOS).
🔹El precio, que incluye todo el software de gestión de Recursos Humanos, parte de 14,90 euros al mes. Cada empleado añadido tiene un coste de dos euros mensuales.
Sygna ofrece una prueba gratuita de 15 días con todos los módulos del programa incluidos sin limitaciones (Facturación, RRHH y contabilidad).
Connecteam
Esta App de fichaje es utilizada por grandes empresas internacionales como Hilton o Subway.
Entre sus funcionalidades destacan el fichaje con un solo clic desde app móvil, la verificación mediante GPS o geolocalización, el control de asistencia en tiempo real y la generación automática de hojas de horas listas para nómina. Además, permite configurar reglas como horas extra o descansos
El plan básico de Connecteam cuesta 29 dólares al mes, aunque sus funcionalidades son limitadas. Está orientado al mercado norteamericano, por lo que es conveniente revisar su compatibilidad con los nuevos requisitos de la legislación española.
Buddy Punch
La aplicación para fichar en el trabajo de Buddy Punch está disponible tanto para sistemas operativos Android como IOS de Apple o ChromeOS.
Los empleados pueden utilizarla para fichar mediante PIN, QR, reconocimiento facial o contraseña.
El precio de la app en el plan base es de 19 dólares al mes más 4,49 por usuario. Los planes avanzados incluyen tarifas de 5,99 o 10,99 por usuario y mes.
Cómo elegir el mejor sistema de fichaje para tu empresa
Elegir un sistema de fichaje digital no debe depender solo del precio. Es necesario que encaje en la operativa de la empresa y que sea sencillo de implementar.
Estos son los factores más importantes a tener en cuenta:
Centro y modalidad de trabajo
🔸En entornos industriales como fábricas, el sistema de fichaje ideal es el que combina terminal físico con suite informática de control horario. Permite un registro ordenado incluso en horarios de alta rotación y genera alertas en tiempo real para solucionar cualquier incidencia.
🔸En entornos de trabajo de oficina o comercio, los programas de fichaje y control horario en la nube son los más útiles, ya que las personas trabajadoras pueden fichar de manera sencilla desde el portátil o el ordenador de sobremesa incluso si están teletrabajando.
🔸Para sectores como el del transporte, reparto, reparaciones o visitas comerciales, las aplicaciones para fichar desde el móvil con geolocalización integran todo lo necesario para un registro transparente y seguro.
Tamaño de la empresa
🔹Las pymes y los autónomos con personas empleadas, cuando realizan su actividad en un centro de trabajo fijo y con horarios estables, pueden apostar tanto por un software de registro horario como por una app para fichar desde el móvil.
🔹Las grandes empresas necesitan más control y automatización, por lo que es recomendable que valoren sistemas de fichaje híbridos o programas de gestión de Recursos Humanos integrales con funcionalidades de control horario y fichaje digital.
Cumplimiento normativo
La nueva normativa de control horario digital obligatorio afecta a todas las empresas. El sistema de fichaje debe garantizar:
▪️Acceso remoto en tiempo real: Los datos deben estar accesibles en tiempo real para cualquier inspección.
▪️Trazabilidad: Cualquier modificación de los datos debe quedar registrada y ser auditable.
▪️Conservación: Debe garantizarse un almacenamiento digital seguro para el acceso a los datos. La conservación se mantiene respecto a la normativa anterior con 4 años.
Las multas y sanciones van desde los 750 hasta los 225.000 euros, por lo que es fundamental implantar un sistema de fichaje digital que cumpla con los requisitos de la Administración.
Curva de aprendizaje y adopción
Otro de los aspectos clave para elegir un sistema de fichaje es garantizar que se puede implementar en la operativa de la empresa de forma sencilla y que las personas empleadas sepan cómo fichar en el trabajo sin dificultades.
A la hora de contratar un programa de control horario es fundamental verificar que el proveedor ofrezca un servicio de atención al cliente personalizado, procesos de onboarding y recursos formativos para facilitar la adopción.
Preguntas frecuentes sobre sistemas de fichaje
¿Qué es un sistema de fichaje?
Un sistema de fichaje es un mecanismo utilizado por las empresas para registrar la jornada laboral de las personas trabajadoras. Su propósito principal es asegurar el cumplimiento de la jornada laboral, agilizar la gestión de recursos humanos y cumplir con normativas legales de control horario.
¿Cuándo entra en vigor el fichaje digital obligatorio?
No hay una fecha concreta para la entrada en vigor de la nueva normativa de registro horario digital obligatorio. Se espera que se haga efectiva en 2026, y que las empresas contarán con un periodo para adaptarse a los requisitos definitivos una vez publicada en el BOE.
¿Cuánto cuesta una aplicación para fichar en el trabajo?
Las aplicaciones para fichar en el trabajo ofrecen diferentes planes y precios para adaptarse a las necesidades de sus clientes. Los costes varían según los empleados dados de alta o la contratación de funcionalidades extra.
¿Existen aplicaciones para el control horario de trabajadores gratis?
Hay sistemas de fichaje para empresas gratis en el mercado. El problema es que la mayoría de ellos tienen funcionalidades limitadas, no ofrecen servicios de atención al cliente o incluso pueden insertar anuncios en la aplicación.