Checklist para cumplir con verifactu. Guía paso a paso con todo lo que necesitas para adaptar tu empresa a la factura electrónica

Por Óscar Rama · 11 de marzo de 2026

Con la llegada del sistema Verifactu de la AEAT, todas las empresas y autónomos en España deberán utilizar programas de facturación electrónica que garanticen la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas emitidas.

El objetivo de la normativa es evitar la manipulación de registros contables y asegurar que cada factura generada pueda ser verificada por la Agencia Tributaria.

Este cambio implica que muchas empresas y profesionales autónomos tendrán que actualizar su sistema de facturación, adaptar sus procesos internos y asegurarse de contar con un software homologado para Verifactu que cumpla con todos los requisitos técnicos.

No se trata únicamente de emitir facturas en formato digital: el programa debe incorporar mecanismos de control como huellas digitales (hash) y permitir la verificación de las facturas mediante códigos QR.

¿Cuándo hay que empezar a usar verifactu?

▪️Las grandes empresas y pymes, obligadas a presentar el Impuesto de Sociedades, tienen que adaptar sus SIF (Sistemas Informáticos de Facturación) antes del 1 de enero de 2027.
▪️El resto de profesionales, como los autónomos, tienen que estar preparados antes del 1 de julio de 2027.

¿Cuándo conviene comenzar con la transición para cumplir con Verifactu?

Aunque la entrada en vigor se aplicará de forma progresiva, esperar al último momento para adaptarse puede generar problemas operativos, costes innecesarios o incluso sanciones si el sistema utilizado no cumple con los requisitos exigidos.

Cómo preparar tu empresa para Verifactu paso a paso

A continuación compartimos una lista de verificación con los puntos que cualquier empresa o autónomo en España debería revisar para asegurarse de que su sistema de facturación digital cumple con los requisitos establecidos por la normativa Verifactu.

1. Verificar si tu empresa está obligada a adaptarse

El primer paso es confirmar si tu actividad entra dentro del ámbito de aplicación de la normativa.

Debes adaptarte si:

▪️Eres autónomo o empresa que emite facturas en España.
▪️Tributas en IRPF, Impuesto de Sociedades o IRNR con establecimiento permanente.
▪️Utilizas software de facturación para emitir facturas.

Quedan fuera de esta obligación algunos casos concretos, como empresas que ya trabajan con el Suministro Inmediato de Información (SII) o actividades reguladas por sistemas fiscales forales.

Comprobación

✅ Confirmar con tu asesor fiscal si tu actividad está incluida en la normativa.
✅ Revisar si tu empresa utiliza sistemas que puedan quedar excluidos u obsoletos como el papel.

2. Elegir un software de facturación o revisar programa que utilizas

El cambio más importante que introduce Verifactu afecta directamente al programa con el que se generan las facturas.

Los programas de facturación deberán garantizar:

▪️Integridad de los registros
▪️Inalterabilidad de las facturas
▪️Trazabilidad de las operaciones
▪️Conservación de los registros de facturación

Esto significa que no será posible modificar o eliminar facturas sin dejar rastro.

Qué debes hacer:

✅ Probar un programa de facturación compatible con Verifactu
✅ Comprobar si el proveedor está adaptando el programa a la normativa.
✅ Si ya tienes un software de facturas, cambiarlo si el actual no ofrece garantías de cumplimiento.

3. Asegurarte de que el sistema genera registros de facturación

Cada factura deberá generar un registro de facturación estructurado, que servirá como prueba de su emisión.

Este registro debe incluir:

▪️Datos del emisor y receptor
▪️Fecha y número de factura
▪️Importe e impuestos
▪️Huella digital o hash del registro

Este mecanismo evita que las facturas puedan alterarse posteriormente.

Qué debes revisar:

✅ Que tu software genera automáticamente estos registros.
✅ Que se almacenan de forma segura.
✅ Que se mantenga la secuencia cronológica de facturación.

4. Confirmar que las facturas incluyen código QR

Las facturas emitidas bajo el sistema Verifactu deberán incluir un código QR que permitirá verificar su autenticidad.

Con este QR se puede:

▪️Comprobar si la factura ha sido registrada correctamente.
▪️Facilitar su verificación por parte de la Agencia Tributaria.

Qué debes hacer:

✅ Verificar que tu software incluya automáticamente el QR en las facturas
✅ Comprobar que el código QR aparece en los documentos generados (PDF o impresos)

5. Revisar el sistema de envío o conservación de registros

La nueva normativa de facturación electrónica obligatoria contempla dos escenarios:

Uno de ellos permite que la Agencia Tributaria reciba en tiempo real las facturas emitidas por la empresa; el otro implica el almacenamiento local y la disponibilidad inmediata para auditorías e inspecciones.

1. Sistema Verifactu: El software envía automáticamente la factura electrónica a la Agencia Tributaria.

2. Sistema NO Verifactu: Los registros se conservan localmente y deben estar disponibles para inspecciones.

Lo más recomendable es utilizar el sistema Verifactu para simplificar el cumplimiento normativo.
El sistema NO Verifactu ofrece mayor confidencialidad y privacidad, pero implica mayor riesgo de inspección tributaria y responsabilidad directa sobre la correcta gestión de los datos almacenados.

Qué debes hacer:

✅ Comprobar qué opciones te ofrece el programa de facturación.
✅ Realizar pruebas de envío y almacenamiento para asegurarte de que puedes cumplir con los requisitos de los dos sistemas.
✅ Elegir entre el sistema Verifactu o NO Verifactu valorando beneficios, riesgos y viabilidad de cumplimiento en tu empresa.

6. Adaptar los flujos de trabajo internos relacionados con la facturación

La normativa no solo afecta al software. También implica cambios en la forma en la que se gestiona la facturación en tu negocio.

Es necesario "informar y formar" al personal responsable de la facturación en la empresa para que actúen según los requisitos de Verifactu.

Por ejemplo:

▪️Las facturas no podrán eliminarse una vez emitidas.
▪️Las correcciones deberán hacerse mediante facturas rectificativas.

Qué debes hacer:

✅ Revisar los procedimientos internos de facturación.
✅ Formar a las personas que emiten facturas en la empresa.
✅ Documentar cómo gestionar errores o correcciones.

7. Preparar la transición antes de que sea obligatorio

Aunque la entrada en vigor de Verifactu se aplicará de forma progresiva, la adaptación técnica en las empresas puede requerir tiempo.

Esperar al último momento puede provocar:

▪️Problemas de implementación del software.
▪️Saturación de proveedores tecnológicos.
▪️Interrupciones en la facturación.

Recomendaciones:

✅ Elegir un sistema de facturación electrónica integrado con Verifactu
✅ Probar el envío de facturas a la Agencia Tributaria, almacenamiento, registro correcto de los datos requeridos, etc.
✅ Verificar que todo el proceso funciona de manera correcta.

Revisar cada uno de estos puntos te permitirá asegurarte de que tu sistema cumple con todos los requisitos de Verifactu antes de que la normativa sea obligatoria.

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